有个冷笑话是这样讲的：求职简历最大的谎言，就是精通office软件。因为这个精通，极有可能仅仅是会一些简单的功能。比如精通Word，有可能是熟悉创建新文档、熟练使用ctrl+c和ctrl+v两个快捷键、熟悉保存文档等。精通Excel，有可能是熟练创建表格和录入数据。精通PPT，有可能是熟练套用模板。这个一点也不夸张，事实上很多职场人的办公软件水平，和在校园的大学生相差无几，处于普遍偏低的水平。

 

这段时间负责一个项目，需要整理一批数据，和我同一个组的小姑娘是负责录入数据的，当我收到那小姑娘发给我的数据表时，简直要震惊了。这是怎样的一张表啊……格式乱七八糟，行列之间的字体、行距都不一致，有些单元格有边框，有些单元格无边框，录入的电话号码有8位数的、9位数的、10位数的、11位数的、12位数的，最长的竟然有21位数！可正确的手机号码只有11位数啊！而且3000条数据里面，有500条重复数据，有些重复数据甚至是同一个手机号码5个不同的人名！也就是说这5个数据里面必然只有一个是正确的，另外4条都是错误的。第一步录入的数据错漏百出，直接导致了我的下一步工作无法进行。于是我把那些长短不一的电话号码和重复的数据截了一部分发给那小姑娘看，我说你录入数据后都不检查一下吗？这些电话号码明显是错的，而且重复数据有几百条！那小姑娘回了个受惊的表情给我，附了一句：我不知道……我就负责录入……我怒了，说录入数据只是工作的第一步，核查录入数据，保证录入数据的正确性也是工作的基本要求，不然光是录入了数据，却不知道数据是对是错，数据就等于是废的，对于项目后续的进行无任何帮助。我让那小姑娘整理数据，把电话号码的长短调整正确、确保无重复数据之后再发给我。小女孩回了一个可怜的表情和一句话：我不知道怎么弄……你可以教教我吗……

 

我当时整个人都要凌乱了。这小姑娘不是新人，已经工作了两年了。竟然连最基本的查重都不知道！我已经不知道要说什么了。只好把她叫过来，逐一教了怎么调整表格格式和去掉重复项。教过她之后，倒是很快就把一张焕然一新的表格发给我了。我问她“你学得挺快的啊，怎么之前做的表格是那个样子？难道这两年都没用过表格吗？”她说之前一直做销售，没怎么用表格，就算是工作汇报也都是用到很简单的表格功能，涉及的数据不会很多。我只能扶额。赶紧又教了她一些表格的数据处理基本知识，省去我后期要自己处理大批数据的麻烦。

 

平时用得少或许是一个原因。但用得多页不一定擅长。财务工作应该是接触数据处理比较多的一个岗位了吧。我公司的财务曾问过我如何自动生成柱状图，就是有几列数据，想要用柱状图进行数据之间的对比，然后财务不知道怎么整，就跑来问我。我说选中数据，点生成柱状图就行了。她很惊讶：“原来这么简单！”我更惊讶：“那你平时都怎么整？”她说“就手动画啊。”我“……”

 

Word和PPT的使用也是这样。WPS word虽然很好用，功能设置非常人性化，办公中遇到的常见问题基本都能在基本界面就解决了，但是有个很大的bug，就是长文档的处理容易出现空白页，当你的文档达到了几十页上百页甚至几百页的时候，检查空白页和去掉空白页就是一项必要工作了。尤其是最后一页，必然会出现空白页，还是手动删不掉的空白页，就是点返回键无法去掉这个空白页。有几种方法可以去掉这种空白页，用查找替换是最方便快捷的方法。我有个同事已经问了我N次这个问题了，每次都是无法去掉最后的空白页，我告诉他统共就这几种方法，一种不行就用另一种，总有一种方法会起效的。下一次还是跑来问我。我：……

 

ppt相对于excel和word而言，使用频率会低一点，也是重灾区。现在的PPT模板已经极其丰富了，大部分的汇报、方案、简介都能套模板做得漂漂亮亮的。但是套模板经常会产生一个问题，就是模板里面的东西未必就是你百分百需要的，因此就算是套模板，也免不了修修改改的，这时候能不能把模板修改成自己想要的样子就考验ppt基本功了，涉及到动画设置、母版修改等。大部分PPT都是讲究图多字少，因此图片的排版就显得很重要。上一年就快放年假的时候，要统一上交年终汇报PPT，由我汇总各部门的汇报再上交给老板，有个部门的小伙子一直拖着不交，我催他说下班前必须交了，他回我说内容都好了，就是格式还要处理下，然后下班前一个钟我又催他好了没，他说还在处理图片，我就纳闷了：是有多少页的PPT，需要处理1个多小时。然后我过去一看，一共40多页的PPT，大多是图片，他要把图片和图片之间对齐，一点点地挪，生怕有一点没对齐。我说全部选中图片，再点击对齐那里，图片就自动对齐了。他试着操作了一下，见图片果然对齐了，大感惊讶，剩下的几页很快就整理好了。

 

 

……所以，与其包装，不如练下基本功？

（集诚信原创）